Sete iniciativas para aumentar a produtividade na pequena empresa

Apoio ao Comércio

Para as pequenas empresas, manter bons níveis de produtividade não significa apenas melhorar os processos, mas também a sobrevivência do negócio. Geralmente com equipes enxutas, as PMEs precisam de ferramentas e de tecnologias adequadas às suas demandas: entregar soluções de qualidade com menos recursos, e se manter competitivas em um mercado que exige cada dia mais inovação e rapidez. Veja sete
iniciativas:

1 - Proteger os dados e sistemas

A sofisticação dos crimes de internet diversificou as possibilidades de ataque de hackers e invasores mal-intencionados. Hoje todo e qualquer sistema precisa estar protegido, inclusive o das pequenas empresas. Embora muitos empreendedores considerem pouco provável o negócio sofrer um ataque, os números mostram outra realidade.

Levantamento do Harvard Business Review aponta que 43% dos ataques cibernéticos miram os dados de MPEs. E um estudo da Fiesp de 2015 diz que 65,2% dos ciberataques no Brasil com foco financeiro envolvem esse mesmo segmento.

Mas qual a relação com produtividade? A equação é simples: ser vítima de
um ataque gera prejuízos imensos. Um negócio que tiver seus dados roubados, ou que cair em um ataque do tipo ransomware (quando o hacker usa criptografia para impedir o acesso dos usuários a documentos do sistema), terá perdas financeiras, de tempo e de credibilidade. Os sequestradores de informações podem pedir resgates e acessar informações de clientes. Resultado: perda da reputação no mercado.

Ao investir em uma estrutura de rede robusta e em softwares confiáveis, você garante sistemas protegidos e tranquilidade à sua equipe para se dedicar às tarefas vitais do negócio.

2 - Investir no uso de servidores

O investimento em servidores traz ganhos de produtividade para os pequenos negócios. O servidor mantém seus dados seguros e organizados, além de fornecer uma solução única para serviços de e-mail, acesso à internet, suporte a dispositivos móveis (veja mais sobre BYOD no tópico 4), e compartilhamento de documentos.

Como isso impacta a produtividade? Considere o dia a dia da sua empresa: um colaborador sai de uma reunião com um cliente, e recebe uma demanda urgente de outro. Por meio do servidor, ele acessa o banco de dados e responde à solicitação rapidamente e com segurança.

O servidor também protege informações confidenciais, como registros financeiros ou dados de clientes. Ele permite gerenciar antivírus, além de controlar quais colaboradores têm acesso às informações. À medida que sua empresa crescer, você pode acrescentar novas aplicações.

3 - Automatizar processos

Identifique os processos internos podem ser automatizados: gestão da equipe, logística, cadastro de clientes, organização das demandas? A automatização permite racionalizar os recursos disponíveis, e ter uma visão ampla do negócio. Desde a gestão de projetos até as tarefas burocráticas, automatizar reduz o tempo gasto com atividades que podem ser feitas pelo sistema, e assim, direciona recursos para as atividades-chave do negócio.

Alguns dos benefícios da automatização:

? Gestão inteligente de equipes: torna-se fácil e prático delegar tarefas, e você consegue ter uma visão ampla das atividades desempenhadas pelos colaboradores;

? Gestão inteligente dos processos: atividades de rotina podem ser executadas com maior facilidade, sem interrupção do fluxo de trabalho;

? Redução nas “urgências”: a criação de um cronograma de atividades torna mais fácil gerenciar as atividades diárias; com isso, os prazos são estabelecidos com maior eficácia, reduzindo as demandas urgentes que atrapalham a finalização das tarefas do negócio.

4 - Implementar um programa de BYOD

 Você está familiarizado com a sigla BYOD? Pode até desconhecer o termo, mas certamente conhece quem trabalha de casa no computador pessoal, ou usa o próprio smartphone nas demandas da empresa. É uma tendência mundial: BYOD corresponde a Bring Your Own Device, expressão que significa “traga seu próprio dispositivo”.

Colaboradores podem usar seus equipamentos próprios para resolver demandas do negócio, e isso se traduz em rapidez e produtividade. Pesquisa do IBOPE CONECTA, encomendada pela Dell, identificou que 54% das companhias permitem que os funcionários usem o computador pessoal para trabalhar. A maioria (44%) acredita que isso aumenta a produtividade.

Essa tendência traz ainda mais vantagens aos pequenos negócios. Em vez de centralizar os colaboradores em um único local, ao implementar o BYOD, o empreendedor ganha tempo e agilidade. Mas para isso é preciso estabelecer regras simples e claras, e buscar uma política de segurança, ou parceiro tecnológico, para manter seus sistemas protegidos.

5 - Criar uma cultura digital

A transformação digital vai nortear os investimentos nos próximos anos. E não é por acaso: os processos de digitalização e criação de uma cultura digital trazem ganhos reais. Levantamento do Harvard Business Review com empresas em todo o mundo aponta que 68% das líderes em transformação digital (isto é, aquelas que estão tomando a frente desses processos) relatam melhoras na rentabilidade.

Além disso, mais de 80% das entrevistadas indicam que o maior risco associado à digitalização é não abraçar as mudanças. Para a pequena empresa, o que significa criar uma cultura digital?

O primeiro passo é transformar o tema em prioridade. É fundamental refletir sobre alguns tópicos: quais etapas do trabalho podem ser digitalizadas? Como isso impacta as tarefas diárias? Que soluções de fora (parceiros, fornecedores) podemos utilizar? Que dados dos clientes estão disponíveis e podemos analisar para gerar mais valor aos produtos ou serviços que entregamos? Criar uma cultura digital é utilizar a tecnologia para obter insights mais significativos para o negócio.

6 - Reduzir as interrupções

Estudo publicado no Business News Daily em 2010 mostra que colaboradores distraídos custam cerca de US$ 650 bilhões aos negócios americanos. As interrupções são frequentes no dia a dia de qualquer empresa: telefonemas de clientes, e-mails urgentes, novas demandas, notificações de sistemas da rede, etc. Cerca de 40% dos colaboradores não retornam imediatamente a uma tarefa depois de interrompidos, segundo levantamento A Diary Study of Task Switching and Interruptions. Para os negócios de menor porte, essas pausas têm impacto ainda mais significativo, já que, frequentemente, os colaboradores acumulam mais de uma função. Em muitos casos, apenas um funcionário representa um departamento inteiro.

A boa notícia é que existem no mercado soluções em tecnologia para minimizar as interrupções. Sistemas com funções “modo leitura” evitam que notificações online entrem na área de trabalho, permitindo foco nas tarefas executadas. Adotar ferramentas para reduzir distrações mantém os níveis desejados de produtividade.

7 - Buscar um parceiro de confiança

A tecnologia deve ser vista como uma ferramenta real e prática para alcançar os resultados no dia a dia. Seja na automatização de processos, ou na implementação de soluções de segurança, toda ferramenta que reduz o tempo gasto com tarefas, sem perder eficácia, é uma aliada daprodutividade.

 

Mas para funcionar, é fundamental um parceiro de confiança. Mais vantajoso é contar com um parceiro único de TI. Assim, você concentra todas as soluções e processos de TI e consegue integrá-los. Além da redução de custos, o parceiro único reúne todas as soluções em ummesmo pacote: ajuda na implantação de infraestrutura, no desenvolvimento de sistemas, nas eventuais correções necessárias e no aprimoramento das ferramentas utilizadas pelos funcionários. A rapidez e agilidade de um fornecedor que conheça o seu negócio são diferenciais na contratação de serviços em TI.

 

Fonte: G1 e Setor de Economia e Pesquisa CDL/BH

 

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