Simplicidade e eficiência em tempos de crise

Em um pequeno espaço de tempo saímos de um momento promissor, com perspectivas econômicas que nos sinalizava um futuro grandioso, para estarmos agora brigando pela sobrevivência em um período em que todos os indicadores e fatos relevantes sinalizam ser um dos mais difíceis dos últimos tempos, onde alguns já cogitam ser uma nova década perdida.

Margens de lucro confortáveis que encobriam ineficiências espalhadas nas operações ficaram no passado e agora a eficiência por si só já não é suficiente para manter as organizações no mercado. E é mais difícil se pensarmos em patamares competitivos elevados, em um contexto complexo para manutenção de receitas, corroído ainda por um ciclo inflacionário em praticamente todos os elos da cadeia produtiva.

Este conjunto de fatos negativos faz com que 2015 seja um ano onde se deva olhar para “dentro de casa”, executando ajustes e melhorias em quatro importantes pilares: despesas (as realmente necessárias), processos (eficientes e seguros), caixa (saudável) e pessoas (engajadas aos valores e estratégia).

Neste artigo falaremos sobre o pilar despesa e da importante ferramenta utilizada para identificar gastos desnecessários ou desalinhados à estratégia da companhia: o Orçamento Base Zero (OBZ).

Diferentemente do processo de orçamento tradicional, também conhecido como Orçamento Base Histórica (OBH), o OBZ tem como principal característica a avaliação de todas as despesas propostas e não apenas as que cresceram acima da meta orçamentária. São analisadas premissas relacionadas com a função de cada gasto e as necessidades estratégicas da empresa. Não é simplesmente cortar: é identificar oportunidades de fazer o que é necessário de forma melhor e com menos! O OBZ assegura a correta alocação de recursos com foco nos fatores chave do negócio, fundamentais para garantir o crescimento sustentável tão desejado por acionistas e controladores.

Contas de despesas como viagens, manutenção, logística e despesas administrativas normalmente apresentam reduções significativas sem o viés de corte de custo, mas basicamente com alternativas diferentes e eliminação de gastos que em nada contribuem para a estratégia e visão de futuro do negócio. Como exemplo, quando olhamos para viagens que não estão necessariamente ligadas à estratégia; ou redefinimos políticas de antecedência na compra; estacionamento fora dos aeroportos com o uso de vans; mudança no período (dia/horário) das viagens, fugindo dos picos de preços; alcançamos reduções próximas de 30% nesta conta. O mesmo acontece com as manutenções, que comumente estão com os mesmos fornecedores há anos, sofrendo reajuste sobre reajuste em contratos (quando há contratos), manutenções preditivas que deixam de ser feitas e com isso perda de garantias e aumento nos gastos com manutenções corretivas, baixa sinergia em contratações para mais de um serviço ou planta, enfim há muito o que fazer neste processo.  Quando adotada a metodologia do Orçamento Base Zero, a média de redução de despesas varia em média entre 15% e 30%. 

Se considerarmos que os orçamentos tradicionais normalmente crescem absorvendo novos gastos, inflação, estratégia de crescimento, entre outros, e que quando precisam “apertar os cintos” as empresas tendem a “passar a régua” no orçamento de forma linear ou simplesmente reduzindo colaboradores, podemos imaginar as diversas oportunidades que um processo de criação do orçamento que se propõe a questionar todas as despesas nos levará: diversas surpresas! E estas surpresas devem ser analisadas em um processo de readequação de gastos e redução de despesas, que vão incrementar significativamente o resultado operacional das empresas! O Orçamento Base Zero é uma importante ferramenta na busca pela eficiência em gastos nas organizações.

Jéssica Costa (jessica.costa@agrconsultores.com.br) é sócia e head de Consultoria na GS&AGR